组织和准备

如何用风格粉碎待办事项清单并度过一个高效的一天

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咖啡杯,日记,粘滞便笺,铅笔,针,夹和键盘木制的桌子上

有些人似乎把所有东西都放在一起。

他们总是准时到达,按下,闪闪发光并准备出发。

他们 达到更高的高度,再加倍努力,仍然有时间在饮水机上聊天。

他们以忙碌而安逸的方式度过繁忙的日程,而我们其余的人只能在观看BBC时期的戏剧时体验到。

他们到底是怎么做到的?

事实是,当我们其余的人以季风阵雨前的蚂蚁般azz动的反应模式奔波时, 其他 类型的人正在积极地管理自己的时间。

如何成为禅宗的生产力大师

冥想在一块岩石上的男人

您是否花费了很多时间试图像章鱼一样执行多项任务,而在一天结束时却没有太多表现呢?

那些设法完成所有工作而又没有那么淡淡的眉毛的人?

他们一次只专注于一项任务。

关注的问题是,这并不容易。特别是因为我们生活在分心的时代。

等等,我会回来的,我的电话只是向我发送消息...

…无论如何,我在说什么?哦,是的,集中精神。

重点很重要,因为……我真的需要记住明天要买面霜,以及孩子的早茶用的东西……

有生产力的人如何应对这些干扰?

首先,他们要尽可能多地摆脱掉。

电话处于静音状态。

门上有一个“请勿打扰”的标志。

不过,很难关闭您的大脑。

处理您突然想起需要做的所有事情的最好方法是 立即将它们写下来,放在头脑风暴列表中(请参阅下面的工具),然后返回到您正在做的事情.

这样一来,您就可以积极主动地投入时间,而不会回避对任务的反应。

您也不想记住所有事情。  Keeping track 在我们的脑海 我们需要记住的所有任务不仅会适得其反,而且压力很大,很可能会被遗忘。

这是大卫·艾伦(David Allen)的作者和主人 把事情做好* 不得不说:

您需要记住的东西清单不是待办事项清单。这不是行动计划。

这是一个 '我已经把这个东西盖住了的清单。

安抚一下大脑,我们需要将此列表转变为可行的内容,因此实际上我们可以完成这些事情。

创建此习惯:在每个晚上写您的每日待办事项清单

从右脚开始新的一天,并通过计划前一天的晚上开始跑步。

这样,早晨起床时就可以直接进入它。

(或者,如果您像我一样,则从床上一直皱着眉头一直到茶壶。)

抓住您喜欢的任务管理工具(查看下面的工具列表),花几分钟写出明天要做的事情。请参考您的日历或日记以及您的大脑转储清单以慢跑您的记忆。

你写了你的工作清单吗?看起来像这样吗?

待办事项清单示例

哇!

您是否犯了我们所有人都犯的错误,并写了一个荒谬的待办事项清单?

我们的善意使我们失败了,因为我们的名单太长了,我们不可能在一周之内通过它们,更不用说一天了。

不仅一直很忙,而且是通往Heartattacksville的唯一途径。

您想花费时间与伴侣一起出去玩,与孩子一起玩耍或在围栏上与邻居交谈,而不是洗洗浴室。

我可以保证您不需要执行待办事项清单上写的内容的80%。

因此,让我们写出一个对您有用的有效工作清单,而不是让您的灵魂像沮丧的山巨魔一样沉迷于失败的腐臭味。

优先处理您最重要的3件事情

简化剪贴板上的字

与其写一份庞大的待办事项清单,不如选择三件事来集中精力。

再有一个词。

焦点。

专注于清单上最重要的事情,然后停止所有忙碌的工作,您会变得更有效率。

您今天需要做的最重要和最紧急的事情是什么?

您可能听说过 Stephen Covey的时间管理表格。他用它来对我们在时间上所做的四件事进行分类:

  • 重要而紧急的东西
  • 重要但不紧急的东西
  • 紧急但不重要的东西
  • 既不紧急也不重要的东西

看起来是这样的: 时间管理网格

我们大多数人都花时间做紧急而不重要的事情。无头的东西。

为了彻底提高您的生产力, 达成目标 并过着幸福健康的生活,您想花尽可能多的时间做 重要但不紧急 东东。

重要的事情,例如实现目标,与朋友和家人建立和维持关系,享受真正的娱乐(在电视娱乐面前不要轻描淡写)。

当天的前三项工作是什么?它们应至少包括您在制定年度目标时制定的行动计划中要做的一项重要但不紧急的事情。

让我们将待办事项列表做得更好。

更好的待办事项清单

现在,您将获得一个更容易实现的清单,如果您仅设法做到前三项,那么您的日子就是成功。

那其他东西呢?

好吧,你明天可以冷冻肉。浴室今天甚至本周实际上都不需要清洁。别人可以walk狗。甚至花园也可能会再等一天。

(不过,打电话给妈妈总是个好主意。)

从待办事项清单中提高生产力的3种方法

一个女人的手压应力球

1.批处理您的任务

回到我们的列表,我们可以分批处理其中一些任务,以完成更多任务。

你可以walk狗 公园(打勾),让孩子们玩(打勾),同时阅读本书的这一章(打勾)。

您可以在做饭时冷冻肉。

不用每天检查电子邮件10次,而是关闭那些分散注意力的通知,每天检查一次或两次。节省时间并保持专注。

您可以在同一天等待并处理所有差事,而不必每天出门。

要批处理任务,请查看类似的任务,然后一起执行以节省时间。

2.安排您的时间

如果您是年幼的孩子(或在客户服务部门工作),您可能会笑着计划时间。

很好,很高兴地说您要整理橱柜或处理9到10小时之间的归档,但是孩子们(和客户)永远不会收到备忘录。

但是,松散的时间表可能会导致完成某件事与完全忘记它之间的所有区别。

根据一个 福布斯文章,最成功的人会将所有事情安排在日历中。

生产能力超强的人不在待办事项清单上工作,而是在日历上生活和工作。” [资源]

使用日历的关键是时间先将生活中所有重要的东西都排除在外。所有这些都是来自Covey网格重要但不紧急的象限。与孩子们共度时光。是时候为自己的目标而努力了。该工作了。是时候睡觉了。切合实际(不要在知道孩子需要你的时候安排重点任务),避免超时并使其神圣。

然后安排其他所有工作,尽你所能。

我将日历(纸质和数字版)和日记结合起来,写下待办事项清单并计划自己的一天。

3.停止计划并开始做

计划很有趣!

做工作吗?没那么有趣。

忘了可以为计划者购买的彩色笔,复杂的符号,贴纸( 一个东西. 。),以及其他组织黑客行为。都忙很有趣。但并不重要。不紧急

写下您需要完成的工作,或在日记中安排它,就像Nike广告一样去做。

最佳免费数字任务管理器应用程序中的7个

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虽然我一直是纸笔类的gal,但我开始混合使用数字和老式组织工具,因为像大多数人一样,我总是在用手机打电话,我并不总是随身携带日记本,当然也没有我的日历。

凌晨2点醒来,还记得明天是您孩子上学旅行的最后一天吗?

与在黑暗中寻找笔和书写笔记相比,在早上安排手机提醒时间然后回到睡眠状态要容易得多。相信我,这就是我多年以来的发展方向。

(旁注:蓝灯和睡眠不会混在一起,因此请下载 暮光之城应用程序或蓝光滤镜 在手机上将屏幕调暗,这样您就不会在晚上醒来。

那里有数百个任务管理应用程序。以下是7个最受欢迎的任务管理应用程序。

  1. Google日历 –我几乎所有东西都使用Google日历,这是我的任务管理器。我用它来追踪 家庭维护, 账单 以及生日之类的个人用品。
  2. 印象笔记 –这不是专用的任务管理器,而是一个笔记应用程序。它之所以排名第二,是因为我每天都将其用于个人组织以及写博客。
  3. 任何 –一个简单,时尚的待办事项列表管理器,具有很酷的功能,可以在一天中的某个时间设置提醒,供您选择查看待办事项列表。
  4. 奇妙清单 –另一个受欢迎的任务管理器,具有很多功能,例如子任务和添加注释。现在,它还可以与您的Google日历同步。
  5. 渡渡鸟 –链接到您的Gmail帐户的任务管理器。
  6. 特雷洛 –使用卡片的可视任务列表。看起来有点像Pinterest,但它是任务管理器。
  7. 去做 –基于David Allen的《 把事情做好》系统。这个有一个日历视图,这很有用。

因为使用日历并安排任务对完成任务非常重要,所以最好使用与Google日历同步的待办事项列表。您可以使用 扎皮尔 连接应用程序并自动执行任务。它太酷了。

一天中我们所有人的小时数相同。我们可以选择计算这些时间,也可以陷入忙碌的工作中。

您将如何使用待办事项清单来提高工作效率?

如何通过样式粉碎待办事项清单,并度过一个高效的一天

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发表评论

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2条留言

  1. I’令我惊讶的是,还没有人对Melissa的帖子发表评论。
    谢谢!
    新年工作让我下雪了
    在十天内,我已经使用此系统清除了3件最重要的事情的积压日志,并且每天都要经历很多‘want 至 jobs’ as well.
    我不’t put down regular cleaning jobs ,just high priority ones. A lot of time I use my kitchen timer 至 keep me on track i.e. allowing myself 20 minutes 至 do a task so 我不’t get side tracked.
    由于这里现在太热了,我正想早上做些繁重/手动的工作和洗衣服。然后我可以坐下来做文书工作-当温度太高时可以缝制或修补或放松。有趣的是,六个星期前,我的橄榄油在瓶中呈固体状态(在我的厨房中为10度),昨天为39度。我将天气条件用作要做的工作的另一个过滤器。我不’想要计划大洗后再尝试使其干燥。我八岁的孙女上学时将和我们一起住几个月,她来自一个非常杂乱的家庭生活-看起来我需要重新培训!我已经把我的丈夫整理好了(他甚至擦了盘子)是的,我经常使用它,这很恐怖,我有一个借口我们正在翻新厨房,而我们85岁的房子有问题,目前我没有水槽。
    保持出色的工作Melissa并受到赞赏

    1. 嗨艾琳,
      谢谢。

      我想大家都下雪了– especially when it’s so hot! I’我正在读一本非常有趣的书,该书被布里吉德·舒尔特(Brigid Schulte)淹没,这似乎是全球性的流行病!
      使用计时器是个好主意!
      听起来像你’还有几个月的忙碌。希望一切顺利。